Business ★ The road to more efficiency

Sommige mensen zijn ware helden in het plannen van hun dagelijkse taken en werkzaamheden, bij anderen loopt het altijd uit op een regelrechte chaos. Of misschien heb je het idee dat het je heel goed afgaat, maar kan het wellicht nog efficiënter. Herkenbaar? Help is here!

Auteur en goeroe 'Stephen Covey' vond een model uit waarmee je je tijd beter kunt managen. Hij onderscheidt hierin de volgende categorieën: Doen, ..later, doorgeven en dumpen. Alle taken en gebeurtenissen op een dag kunnen hierin worden onderverdeeld. Je stelt jezelf hierbij constant de vraag wat jij écht belangrijk vindt. Ben je klaar voor een efficiënter werk- en privé-leven? Let's go!



DOEN
Hieronder vallen de taken die belangrijk én urgent zijn, ofwel: noodgevallen! Zaken die direct vragen om actie.

..LATER
In deze categorie komen de taken die wel belangrijk zijn en om opvolging vragen, maar ook op een later moment kunnen worden uitgevoerd. Zorg er wel voor dat je deze taken inplant op een specifiek moment, zodat ze ook daadwerkelijk worden aangepakt en niet op de plank blijven liggen.

DOORGEVEN
Één van de lastigste dingen is nee zeggen tegen zaken waar je je niet prettig bij voelt of die niet jouw prioriteit hebben. Zeker als het om sociaal gewenste situaties gaat (denk aan een goede vriend, fijne collega of familie die je om een gunst vraagt). Toch is het voor jezelf belangrijk om goed na te gaan wat jij belangrijk vindt en wat jouw prioriteit verdient op dat specifieke moment. Dit hoeft niet direct te resulteren in een 'nee' als antwoord, het kan ook betekenen dat je aangeeft hoeveel tijd je er (maximaal) voor beschikbaar hebt. Iedereen heeft evenveel tijd om handen, je mag zelf bepalen hoe je er vorm aan geeft.

DUMPEN
Het woord zegt het al, weg ermee. In dit vak horen de taken thuis die je niet belangrijk vindt en die ook niet om opvolging vragen. De (vrije) tijd die je doorbrengt op je smartphone is hier een mooi voorbeeld van. Misschien vind je het wel degelijk belangrijk, maar het kan een keuze zijn om de tijd op je smartphone te reduceren (te dumpen) en deze te investeren in taken die, volgens jou, misschien meer aandacht verdienen.



Van nature zijn mensen geneigd om eerst de dingen te doen die echt belangrijk zijn, vervolgens taken door te geven en dan pas te werken aan geplande werkzaamheden. Om efficiënter om te kunnen gaan met je tijd zou je eerst bezig moeten zijn met noodgevallen, vervolgens met geplande werkzaamheden, dan met de taken die je wilt reduceren of doorgeven en tot slot de taken die onbelangrijk zijn en niet om opvolging vragen.

Graag wil ik er nog aan toevoegen dat ik dit model persoonlijk meer toepas op zakelijke werkzaamheden, dan op privé aangelegenheden. Zelf kun je bepaalde dingen wellicht onbelangrijk(er) vinden, maar dit betekent mogelijk wel veel voor iemand die je erg dierbaar is. Kortom: profiteer van het model om je dagen efficiënter in te kunnen delen, maar verlies niet de blik op je directe omgeving.